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Google Workspace 功能大革新
體驗智能協作新趨勢

愈來愈多海外企業提倡「Don't Work Hard, Work Smart」的理念,尤其在疫情催化下令混合工作模式抬頭,懂得運用智能科技提高工作效率和靈活性、便利部門團隊間的協作,讓員工可按需要選擇遙距工作的機構自然佔盡優勢,更容易招攬人才。

是否只有大型企業才有本錢部署這類智能ICT方案?又未必。目前市場上亦有不少雲端方案,如人力資源管理、會計系統、電子會員系統、網上商店、辦公室協作方案、網絡安全方案以至手機App等,可謂五花八門。這些方案均可以按用量或月費選訂、部署簡便,但中小企若不透徹了解業務所需,逐一搜羅各項方案,則往往費時失事。

有見及此,HKT特地針對不同行業和領域的業務需求,分別推出行業組合、開業組合及全方位極速組合等,再配合其極速商業寬頻和5G流動網絡,讓中小企無須四出張羅即可獲取一站式服務方案。

Google Workspace塑造更智能協作環境

對中小企而言,邁向智能化工作的第一步,相信離不開協作工具,當中不少更採用了 Google Workspace,功能全面又可讓公司員工同步編輯協作。不過再好的協作工具,都需要一個高速穩定的網絡作為基礎,才能達至最佳團隊協作效率。HKT x Google Workspace 智能工具配合HKT 1000M極速商業寬頻以及5G流動網絡其低遲延優勢,團隊之間工作更快更靈活,協作溝通不再受地方限制。HKT更有專業團隊協助中小企安裝使用,無論是電郵及域名等轉移都能輕鬆處理,公司業務能無縫接軌,讓員工能專注於工作上。

在功能開發上Google Workspace未有止步,2021年5月Google便發表了一波重大更新,強化全新功能統稱“Smart Canvas”系列。

是次發佈主要涵蓋12項Smart Canvas新功能,包括: 

  1. 「@」標記人名、檔案和會議
  2. 一頁式文件
  3. 文件中的表情符號回應
  4. 包容性語言建議和其他寫作輔助功能
  5. 更加智慧的文件會議註記範本
  6. 文件中的連結待辦清單
  7. 文件中的表格範本
  8. 直接從文件、試算表和簡報使用Meet
  9. 即時字幕和Google Meet翻譯
  10. 試算表中的時間軸介面
  11. 更多的試算表分析輔助功能
  12. 從Google Chat聊天室建立、編輯試算表、文件和簡報

重點功能大檢閱

▲新功能讓用戶可直接從網頁版的文件、試算表和簡報,將內容分享至進行中的Google Meet而無須在檔案和視訊畫面之間跳來跳去。

直接從文件、試算表和簡報使用Meet

相信不少人都經歷過邊參與視像會議,邊開啟文檔進行會議記錄,需要不斷往返畫面與文檔的不便。有見及此,新功能讓用戶可直接從網頁版的文件、試算表和簡報,將內容分享至進行中的Google Meet。 

無須在檔案和視訊畫面之間跳來跳去之後,實際對話將讓與會者更得心應手。Google更會直接將網頁版 Meet加入文件、試算表和簡報,讓員工能在協作時看見、聽見彼此。 

即時字幕和Google Meet翻譯:

視像會議的一大特色便是參與者往往來自不同國家地域、操不同語言,當中一些口音或較重,若能提供實時字幕或翻譯可謂莫大輔助。

而Google目前便已推出了5種語言的即時字幕,後續還會加入更多語言。稍後更將推出即時的字幕翻譯,首先從英文語系開始,即時將字幕翻譯成西班牙文、葡萄牙文、法文和德文,更多語言陸續推出。

▲用戶現可於Google Chat內直接建立、編輯試算表和文件。

從Google Chat聊天室建立、編輯試算表、文件和簡報:

部門團隊現可以直接從Google Chat中進行討論並建構內容。目前已可從Google Chat建立、編輯試算表和文件,接下來亦會推出簡報的功能。

更智慧文件會議註記範本:

新的文件範本會自動從日曆會議邀請匯入相關資訊,包含與會者及附檔的智慧型方塊。

▲轉換到時間軸介面後,所有工作及項目的建立、進程、完成度皆一目了然。

試算表中的時間軸介面:

項目管理是團隊協作中重要的一環,想清楚了解各成員或各個項目的進度,一條清晰的時間軸不可或缺。

Smart Canvas在試算表中切換全新的介面,包括時間軸介面,以便簡化、加速任務追蹤。這種彈性的介面讓使用者可以根據擁有人、類型、活動或任何適合的條件來管理資料。善用動態、互動性高的時間軸介面來加強管理能力,如行銷活動、專案進度、時程,以及其他跨團隊的協作計畫。

文件中的連結待辦清單:

用戶可於網頁和流動裝置版的文件內使用代辦清單,將清單內的任務指派給其他人,並透過Google Tasks確認這些進行中的任務事項,輕鬆管理專案的待辦清單。


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 資料來源:Unwire